Die normale Einsatzdauer beträgt 15 Tage in der ersten oder zweiten Hälfte eines Monats. Diese Einsatzzeit (1.-15. bzw. 15.-30./31.) ist verbindlich. Daher ist es äußerst wichtig, den anzugebenden Zeitraum (verfügbare Monatshälfte) daran zu orientieren und die bestätigte Einsatzzeit strikt einzuhalten. Falls eine unvorhergesehene Notwendigkeit zur Änderung der Vereinbarung eintritt, sollten wir so früh wir möglich davon in Kenntnis gesetzt werden. Denn wir müssen uns um einen Ersatz bemühen und gewährleisten, dass die Pilger nicht im Stich gelassen werden aufgrund ausfallender Herbergseltern. Nur in Ausnahmefällen und für erfahrene Pilgerherbergseltern kann der Einsatzzeitraum auf einen Monat ausgedehnt werden, allerdings nicht in derselben Herberge. Wir bitten Dich nachdrücklich, Deine Zeitangaben als verpflichtend anzusehen und die bestätigten Termine unbedingt einzuhalten.
Zwischen Februar und Mai jeden Jahres veranstalten HOSPITALEROS VOLUNTARIOS eine Reihe von Vorbereitungswochenenden für jene, die mit uns Kontakt aufgenommen haben und im betreffenden Jahr erstmals Dienst tun möchten. Diese Vorbereitungswochenenden sind obligatorisch und finden i.d.R. von Freitagabend bis Sonntagmittag statt. Wer absolut an der Teilnahme verhindert ist, muss wenigstens drei Tage vor seinem Einsatz in der vorgesehenen Herberge ein Praktikum vor Dienstantritt leisten, um sich mit den Gegebenheiten und Regelungen vor Ort vertraut zu machen.